Die Berliner Wasserbetriebe haben ihr Papierarchiv digitalisiert. Der Zugriff erfolgt über das SAP-System, Hierarchie-Bäume oder die Volltextsuche.

320.000 Dokumente, Zugriff für 3.500 Mitarbeiter und Dokumente von der Rechnung für Schrauben bis zum A0-Plan: Die Berliner Wasserbetriebe (BWB) haben ihr Papierarchiv auf ein digitales Archiv- und Auskunftssystem umgestellt. Kern der Lösung ist der IBM Content Manager. Über das System können die Mitarbeiter der BWB auf alle Unterlagen zugreifen, die sie für Bauplanung und -durchführung, den laufenden Betrieb und die Instandhaltung von Klär-, Wasser- und Pumpwerken benötigen, teilte IBM mit.

Weniger Papier gibt es jetzt bei den Berliner Wasserbetrieben.

Die BWB, Anstalt öffentlichen Rechts, sind das größte Unternehmen der Berlinwasser Gruppe. Das Unternehmen kümmert sich um die Wasserversorgung Berlins und gehört zur Berlinwasser Holding AG, deren Gesellschafter sind das Land Berlin mit einer Mehrheitsbeteiligung von 50,1 Prozent und die Unternehmen RWE und Veolia Environnement mit jeweils 24,95 Prozent.

Bei den Berliner Wasserbetrieben5 betreiben rund 4.500 Mitarbeiter neun Wasser-, sechs Klär- und 148 Pumpwerke. Um die Anlagen zu warten, instand zu halten und eventuelle Störungen rasch zu beseitigen, benötigen die Angestellten der Wasserbetriebe eine umfangreiche Dokumentation. Diese Bauakten, Zeichnungen, Genehmigungen, Betriebsanleitungen lagen bis vor kurzem in einem riesigen Papierarchiv vor, häufig in mehreren Ausfertigungen.

Um die Arbeit mit den Akten und Dokumentationen zu vereinfachen, wollten die Berliner Wasserbetriebe das Archiv künftig unternehmensweit elektronisch vorhalten. Nach einer europaweiten Ausschreibung entschied sich das Unternehmen für das Content Management System (CMS) von IBM, realisiert durch den Business Partner Startext.

Das CMS für rund 320.000 Dokumente basiert auf IBM Content Manager als zentraler Komponente, dem Datenbanksystem IBM DB2, IBM Websphere Application Server als Laufzeitumgebung sowie IBM DB2 Net Search Extender für die Web-Applikation des CMS. Das Speichermanagement für die rechtssichere Aufbewahrung erfolgt mit IBM Tivoli Storage Manager.

Mit IBM DB2 und Tivoli Storage Manager

Das CMS für rund 320.000 Dokumente basiert auf IBM Content Manager als zentraler Komponente, dem Datenbanksystem IBM DB2, IBM Websphere Application Server als Laufzeitumgebung sowie IBM DB2 Net Search Extender für die Web-Applikation des CMS. Das Speichermanagement für die rechtssichere Aufbewahrung erfolgt mit IBM Tivoli Storage Manager

Das neue Dokumentenmanagement wurde in die Systemarchitektur der BWB eingebunden und bietet die Möglichkeit, die Dokumente kontinuierlich zu aktualisieren. Die Anwender können mittels ihrer Clients die Dokumente über eine Volltextsuche, über die Navigation innerhalb von Hierarchiebäumen oder aus dem SAP R/3 EPR-Modul PM heraus wiederfinden und über den Viewer anzeigen lassen.

Die Gliederung erfolgt dabei sowohl nach SAP PM-Terminologie als auch nach den für die Mitarbeiter vertrauten lokalen Ordnerstrukturen. Das Konzept der Lösung ermögliche ebenfalls problemlos Weiterentwicklungen, beispielsweise für die mobile Instandhaltung, so der Hersteller. Mehr zum Thema Dokumentenmanagement finden Sie auch beim Enterprisecioforum.

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Die Bundesagentur für Arbeit gewann einen Benchmark der ITIL-Prozesse Change, Problem und Service Level Management gegen Unternehmen aus der Privatwirtschaft.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat mithilfe von T-Systems ihre IT-Betriebsprozesse so modernisiert, dass die IT-Prozesse nun kostengünstiger sind als bei vergleichbaren privatwirtschaftlichen Unternehmen. Dies ergab zumindest eine Benchmark-Studie des Beratungshauses Maturity. Die größte Behörde Deutschlands besitzt mit 170.000 vernetzten Arbeitsplätzen und 11.500 Servern, verteilt auf 1.900 Standorte, eine der größten ICT-Landschaften Deutschlands.

Die Studie ermittelte die fachliche und finanzielle Effizienz der neu strukturierten IT-Betriebsprozesse im Change, Problem und Service Level Management. Hierzu stellte Maturity die Prozesskosten bei der BA acht europäischen Unternehmen vornehmlich aus der Versicherungsbranche gegenüber, die über ähnliche Volumina, Qualitätsanforderungen und IT-Komplexität verfügen.

„Die Studie macht anschaulich, dass eine Behörde IT-Betriebsprozesse heute sogar ökonomischer und leistungsfähiger als ein Unternehmen gestalten kann“, sagt Klaus Vitt, CIO der Bundesagentur für Arbeit. „Wesentliche Stellhebel hierbei sind eine umfassende Standardisierung und Automatisierung. Alle IT-Betriebsprozesse werden dadurch transparenter, und die eingesetzten Mittel wie Hard- und Software lassen sich besser zuordnen.“

T-Systems hatte gemeinsam mit der BA über einen Zeitraum von drei Jahren sämtliche IT-Betriebsprozesse auf Basis von ITIL (IT Infrastructure Library) neu strukturiert und die historisch gewachsene IT-Landschaft darauf ausgerichtet. ITIL ist das international anerkannte Standardwerk für den Betrieb von IT-Infrastrukturen. Mit dem von ITIL beschriebenen Rahmenwerk lassen sich IT-Prozesse technologisch und wirtschaftlich bestmöglich steuern.

Das 2010 abgeschlossene BA-Projekt wurde wegen seines ganzheitlichen Ansatzes vom IT Service Management Forum (itSMF) Deutschland e.V. ausgezeichnet. CIO.de hatte in dem Artikel “Auszeichnung für ITIL-Großprojekt” darüber berichtet.

ITIL-Projekt gewann Preis

Im Service Level Management werden die erforderlichen Eigenschaften eines Services wie Verfügbarkeit oder Performanz vereinbart, überwacht und etabliert. Das Problem Management untersucht und behebt Ursachen für tatsächliche und potenzielle Störungen. Im Change Management werden Änderungsanforderungen an die IT nach definierten Kriterien kontrolliert umgesetzt.

Lesen Sie mehr zu dem Thema Benchmarking unter www.enterprisecioforum.de.

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Für die Studie “Monitoring E-Government & Verwaltungsmodernisierung Deutschland 2011” wurden 1200 Verwaltungseinrichtungen befragt. Leitthema: Wo gibt es Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung?

Es gibt noch genügend ungenutzte Potenziale in der Modernisierung und beim Einkauf von Staat und Verwaltung. Das sagen die Experten der Wegweiser GmbH Berlin Research & Strategy. Das Unternehmen ist Veranstalter der jährlichen Beschaffungskonferenz und gibt das Jahrbuch „Verwaltungsmodernisierung & E-Government“ heraus. Für das „Monitoring E-Government & Verwaltungsmodernisierung Deutschland 2011“ wurden über 1.200 Verwaltungseinrichtungen zu den Möglichkeiten von Effizienzsteigerung und Investitionsvorhaben befragt.

99 Prozent der für das Monitoring von November bis Dezember 2010 befragten Einrichtungen sehen in der Modernisierung der IT-Landschaft das richtige Mittel zur Verwaltungsmodernisierung. In 57 Prozent der befragten Einrichtungen war die Modernisierung bereits abgeschlossen, in 39 Prozent geplant.

28 Prozent der Befragten nutzten bereits die Möglichkeiten der elektronische Beschaffung, weitere 44 Prozent planen ihren Einsatz. Cloud Computing, Shared Service Center und die Zusammenlegung von dezentralen Rechenzentren in zentrale Strukturen sind jedoch noch nicht so anerkannt bei den Befragten.

Für 78 Prozent der Befragten spielt Cloud Computing in absehbarer Zeit keine Rolle bei der Verwaltungsmodernisierung. 56 beziehungsweise 54 Prozent sehen in Shared Service Centern und konsolidierten Rechenzentren (noch) kein geeignetes Mittel für die Modernisierung. Höhere Verwaltungsebenen seien dabei tendenziell stärker dabei, diese Lösungen zu planen oder umzusetzen. Mehr zum Thema Cloud Computing finden Sie auch beim Enterprisecioforum.

Für weitere Umstrukturierungen als Mittel zur Modernisierung plädiert nur eine Minderheit. Verstärktes Outsourcing zum Beispiel von IT-Dienstleistungen bewerten 75 Prozent der Befragten als ungeeignet. Die Privatisierung öffentlichen Eigentums lehnen 80 Prozent ab; in neun Prozent der Einrichtungen gibt es dazu Pläne. Eine Ausweitung von Öffentlich-Privaten-Partnerschaften erfolgt in 15 Prozent der Einrichtungen und ist bei weiteren 18 Prozent geplant. Die verbleibenden 67 Prozent lehnen es jedoch ab.

Interadministrative Kooperationen werden als geeignet angesehen, sie erfolgt bereits bei 33 Prozent der Befragten, 51 Prozent planen sie. Verstärkte Zusammenarbeit mit Unternehmen gibt es jedoch weniger: 24 Prozent haben solche Aktivitäten, 29 Prozent planen diese. 47 Prozent halten die Zusammenarbeit mit Unternehmen für nicht geeignet im Hinblick auf die Verwaltungsmodernisierung.

Gut geeignet: Doppik-Einführung

Die Einführung der doppelten Buchführung halten 79 Prozent für geeignet, die erweitere Kameralistik kommt nur auf 43 Prozent an Zustimmung. Die doppelte Buchführung wurde bereits in 61 Prozent der Einrichtungen eingeführt, die erweitere Kameralistik bei 18 Prozent. Die Einführung der doppelten Buchführung planen 25 Prozent, die der erweiterten Kameralistik 13 Prozent.

Eine regelmäßige Aufgabenkritik, eine Überprüfung, ob Aufgaben notwendigerweise von der Verwaltung selbst oder auch von anderen erledigt werden könnten, halten 95 Prozent der Befragten für einen geeigneten Ansatz. Bei 56 Prozent ist die Umsetzung bereits erfolgt, bei 30 Prozent befindet sie sich in der Planung.

96 Prozent der Befragten halten die weitere Digitalisierung von Verwaltungsprozessen für ein geeignetes Mittel zur Modernisierung der Verwaltung. 68 Prozent der Einrichtungen planen noch die weitere Digitalisierung von Prozessen. 34 Prozent der Befragten halten die Auslagerung von Bereichen, die nicht zum Kerngeschäft der Verwaltung gehören, für sinnvoll. Nur fünf Prozent haben diesen Schritt bereits getan. Bei zwölf Prozent gibt es entsprechende Planungen. Die verstärkte Beteiligung von Bürgern halten 80 Prozent der Befragten für sinnvoll, eine stärkere Beteiligung wurde bereits bei 30 Prozent der Einrichtungen umgesetzt und ist bei weiteren 38 Prozent geplant.