Die Bundesagentur für Arbeit gewann einen Benchmark der ITIL-Prozesse Change, Problem und Service Level Management gegen Unternehmen aus der Privatwirtschaft.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat mithilfe von T-Systems ihre IT-Betriebsprozesse so modernisiert, dass die IT-Prozesse nun kostengünstiger sind als bei vergleichbaren privatwirtschaftlichen Unternehmen. Dies ergab zumindest eine Benchmark-Studie des Beratungshauses Maturity. Die größte Behörde Deutschlands besitzt mit 170.000 vernetzten Arbeitsplätzen und 11.500 Servern, verteilt auf 1.900 Standorte, eine der größten ICT-Landschaften Deutschlands.

Die Studie ermittelte die fachliche und finanzielle Effizienz der neu strukturierten IT-Betriebsprozesse im Change, Problem und Service Level Management. Hierzu stellte Maturity die Prozesskosten bei der BA acht europäischen Unternehmen vornehmlich aus der Versicherungsbranche gegenüber, die über ähnliche Volumina, Qualitätsanforderungen und IT-Komplexität verfügen.

„Die Studie macht anschaulich, dass eine Behörde IT-Betriebsprozesse heute sogar ökonomischer und leistungsfähiger als ein Unternehmen gestalten kann“, sagt Klaus Vitt, CIO der Bundesagentur für Arbeit. „Wesentliche Stellhebel hierbei sind eine umfassende Standardisierung und Automatisierung. Alle IT-Betriebsprozesse werden dadurch transparenter, und die eingesetzten Mittel wie Hard- und Software lassen sich besser zuordnen.“

T-Systems hatte gemeinsam mit der BA über einen Zeitraum von drei Jahren sämtliche IT-Betriebsprozesse auf Basis von ITIL (IT Infrastructure Library) neu strukturiert und die historisch gewachsene IT-Landschaft darauf ausgerichtet. ITIL ist das international anerkannte Standardwerk für den Betrieb von IT-Infrastrukturen. Mit dem von ITIL beschriebenen Rahmenwerk lassen sich IT-Prozesse technologisch und wirtschaftlich bestmöglich steuern.

Das 2010 abgeschlossene BA-Projekt wurde wegen seines ganzheitlichen Ansatzes vom IT Service Management Forum (itSMF) Deutschland e.V. ausgezeichnet. CIO.de hatte in dem Artikel “Auszeichnung für ITIL-Großprojekt” darüber berichtet.

ITIL-Projekt gewann Preis

Im Service Level Management werden die erforderlichen Eigenschaften eines Services wie Verfügbarkeit oder Performanz vereinbart, überwacht und etabliert. Das Problem Management untersucht und behebt Ursachen für tatsächliche und potenzielle Störungen. Im Change Management werden Änderungsanforderungen an die IT nach definierten Kriterien kontrolliert umgesetzt.

Lesen Sie mehr zu dem Thema Benchmarking unter www.enterprisecioforum.de.

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Für die Studie “Monitoring E-Government & Verwaltungsmodernisierung Deutschland 2011” wurden 1200 Verwaltungseinrichtungen befragt. Leitthema: Wo gibt es Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung?

Es gibt noch genügend ungenutzte Potenziale in der Modernisierung und beim Einkauf von Staat und Verwaltung. Das sagen die Experten der Wegweiser GmbH Berlin Research & Strategy. Das Unternehmen ist Veranstalter der jährlichen Beschaffungskonferenz und gibt das Jahrbuch „Verwaltungsmodernisierung & E-Government“ heraus. Für das „Monitoring E-Government & Verwaltungsmodernisierung Deutschland 2011“ wurden über 1.200 Verwaltungseinrichtungen zu den Möglichkeiten von Effizienzsteigerung und Investitionsvorhaben befragt.

99 Prozent der für das Monitoring von November bis Dezember 2010 befragten Einrichtungen sehen in der Modernisierung der IT-Landschaft das richtige Mittel zur Verwaltungsmodernisierung. In 57 Prozent der befragten Einrichtungen war die Modernisierung bereits abgeschlossen, in 39 Prozent geplant.

28 Prozent der Befragten nutzten bereits die Möglichkeiten der elektronische Beschaffung, weitere 44 Prozent planen ihren Einsatz. Cloud Computing, Shared Service Center und die Zusammenlegung von dezentralen Rechenzentren in zentrale Strukturen sind jedoch noch nicht so anerkannt bei den Befragten.

Für 78 Prozent der Befragten spielt Cloud Computing in absehbarer Zeit keine Rolle bei der Verwaltungsmodernisierung. 56 beziehungsweise 54 Prozent sehen in Shared Service Centern und konsolidierten Rechenzentren (noch) kein geeignetes Mittel für die Modernisierung. Höhere Verwaltungsebenen seien dabei tendenziell stärker dabei, diese Lösungen zu planen oder umzusetzen. Mehr zum Thema Cloud Computing finden Sie auch beim Enterprisecioforum.

Für weitere Umstrukturierungen als Mittel zur Modernisierung plädiert nur eine Minderheit. Verstärktes Outsourcing zum Beispiel von IT-Dienstleistungen bewerten 75 Prozent der Befragten als ungeeignet. Die Privatisierung öffentlichen Eigentums lehnen 80 Prozent ab; in neun Prozent der Einrichtungen gibt es dazu Pläne. Eine Ausweitung von Öffentlich-Privaten-Partnerschaften erfolgt in 15 Prozent der Einrichtungen und ist bei weiteren 18 Prozent geplant. Die verbleibenden 67 Prozent lehnen es jedoch ab.

Interadministrative Kooperationen werden als geeignet angesehen, sie erfolgt bereits bei 33 Prozent der Befragten, 51 Prozent planen sie. Verstärkte Zusammenarbeit mit Unternehmen gibt es jedoch weniger: 24 Prozent haben solche Aktivitäten, 29 Prozent planen diese. 47 Prozent halten die Zusammenarbeit mit Unternehmen für nicht geeignet im Hinblick auf die Verwaltungsmodernisierung.

Gut geeignet: Doppik-Einführung

Die Einführung der doppelten Buchführung halten 79 Prozent für geeignet, die erweitere Kameralistik kommt nur auf 43 Prozent an Zustimmung. Die doppelte Buchführung wurde bereits in 61 Prozent der Einrichtungen eingeführt, die erweitere Kameralistik bei 18 Prozent. Die Einführung der doppelten Buchführung planen 25 Prozent, die der erweiterten Kameralistik 13 Prozent.

Eine regelmäßige Aufgabenkritik, eine Überprüfung, ob Aufgaben notwendigerweise von der Verwaltung selbst oder auch von anderen erledigt werden könnten, halten 95 Prozent der Befragten für einen geeigneten Ansatz. Bei 56 Prozent ist die Umsetzung bereits erfolgt, bei 30 Prozent befindet sie sich in der Planung.

96 Prozent der Befragten halten die weitere Digitalisierung von Verwaltungsprozessen für ein geeignetes Mittel zur Modernisierung der Verwaltung. 68 Prozent der Einrichtungen planen noch die weitere Digitalisierung von Prozessen. 34 Prozent der Befragten halten die Auslagerung von Bereichen, die nicht zum Kerngeschäft der Verwaltung gehören, für sinnvoll. Nur fünf Prozent haben diesen Schritt bereits getan. Bei zwölf Prozent gibt es entsprechende Planungen. Die verstärkte Beteiligung von Bürgern halten 80 Prozent der Befragten für sinnvoll, eine stärkere Beteiligung wurde bereits bei 30 Prozent der Einrichtungen umgesetzt und ist bei weiteren 38 Prozent geplant.

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Das Forschungsprojekt „Composite“ untersucht, ob und wie organisatorische und kulturelle Aspekte die Erfolgswahrscheinlichkeit von Veränderungsprozessen in Polizeiorganisationen beeinflussen. Dabei geht es auch um Facebook, Twitter und Co.

Eine Studie des Projekts “Composite” – Comparative Police Studies in the EU – sieht im Einsatz von Social Media eine zentrale Herausforderung für europäische Polizeiorganisationen. So haben den Angaben zufolge Gesuche zur Mithilfe bei Fahndungen über Twitter in der Vergangenheit bereits Erfolge erzielt. Das teilte das Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT mit.

Im Mittelpunkt der Polizeien der Länder stehen Überlegungen, wie solche Systeme eingesetzt werden können, um die Öffentlichkeit einzubinden, den Nutzen Polizeiaktionen transparenter zu machen und das Vertrauen in die eigene Arbeit zu erhöhen. Social Media erlaube lokale Angebote und könne eine enge vertrauensvolle Verbindung zwischen Bürgern und Polizeien herstellen, heißt es. In Großbritannien seien Tests mit Twitter positiv und mit großem Interesse aufgenommen worden.

„Social Media, so zeigt unsere Studie, wird besonders in den Niederlanden und Großbritannien bereits aktiv genutzt. Alle Länder sehen Social Media aber als zentrale Herausforderung der Zukunft und glauben, dass solche Werkzeuge die Polizeiarbeit nachhaltig verändern werden”, sagte Sebastian Denef, Wissenschaftler am Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik FIT.

Das Projekt wird von der Europäischen Union im Rahmen des FP7-Forschungsrahmenprogramms gefördert, hat eine Laufzeit von 48 Monaten und startete im August 2010. 15 Institutionen aus zehn europäischen Ländern beteiligen sich dran.

Auch die Arbeit der Polizei ändert sich in einem rasanten Tempo: Hier muss man schnell auf technische Neuerungen reagieren und diese in die eigenen Prozesse integrieren, teilen die Projektbeteiligten mit. Im Rahmen des EU-Projekts wurden jetzt Interviews mit I&K-Spezialisten von Polizeiorganisationen in den Staaten Belgien, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Mazedonien, Niederlanden, Rumänien, Spanien und Tschechien durchgeführt. Darüber hinaus wurden 20 I&K-Firmen befragt, die Polizeibehörden ausrüsten.

Die 6 IT-Trends der Polizei in Europa

Dabei wurden sechs IT-Trends identifiziert, die alle befragten Behörden derzeit beschäftigen: Systemintegration, erhöhte Mobilität, Überwachungstechnologie, digitale Biometrie, Probleme mit der Nutzerakzeptanz und Social Media.

Die Polizeien der Länder verbinden sich laut Fraunhofer zunehmend über bestehende Systeme und verknüpfen sich auch über Landes- und Staatsgrenzen hinweg. Im Dreiländereck Deutschland-Belgien-Niederlande soll ein gemeinsames Intranet der umliegenden Polizeistellen eingerichtet werden. Ein weiteres Thema aller ist die Nutzung von Geo-Daten, wie GPS-Koordinaten von Streifenwagen, um Einsätze zu koordinieren.

Die Polizisten aller Länder können mittlerweile vor Ort auf Informationen zugreifen, die früher nur stationär auf der Wache verfügbar waren. Dazu werden Computer in die Einsatzfahrzeuge integriert. In Brandenburg sollen bald computerisierte Streifenwagen eingesetzt werden, um die Anzahl der Beamten und Einrichtungen möglichst ohne Leistungseinbußen reduzieren zu können.

Weitere Schwerpunkte sind der Einsatz von Überwachungstechnologie und digitaler Biometrie. Hier sind neben Hilfssystemen bei der Videoüberwachung durch Beamte auch die vollautomatisierte Videoüberwachung und -analyse ein Thema. Zukünftig sollen spezielle Systeme verdächtige Personen oder verlassene Gepäckstücke identifizieren. Zudem nutzten Polizisten digitale Biometrie auch verstärkt, um Verdächtige zu identifizieren- sowie Personen mit besonderen Berechtigungen. In Deutschland gibt es bereits mobile Fingerabdruck-Scanner inden Polizeiautos.

Neue Systeme sind schwierig zu handhaben

Doch es gibt auch Probleme zu vermelden: Die durch die Einführung von Technologie verbundenen Veränderungsprozesse seien nicht ohne weiteres zu meistern. Oftmals seien die neuen Systeme schwierig zu handhaben oder der Umgang mit ihnen nur schwer zu erlernen, heißt es. Auch erwähnt werden physikalische Grenzen, zum Beispiel die fehlende Netzabdeckung, die den Nutzen vermindert.

Was jeder IT-Leiter weiß, gilt auch für die Polizei: Teilweise führt das Festhalten an gewohnten Rollen und Praktiken dazu, dass die neue Technologien nur eingeschränkt, verzögert oder gar nicht benutzt werden. Zukünftig soll der Austausch von Best Practices die Einführung der Technik erleichtern. Der nächste Projektmeilenstein von Composite wird ein europaweiter Workshop zum Thema Social Media mit Experten der Polizei und Zulieferfirmen.

Lesen Sie mehr über das Thema Social Media unter www.enterprisecioforum.de .

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