260.000 Dokumente werden in der Bundesagentur für Arbeit täglich neu angelegt. Die E-Akte soll die Verwaltung vereinfachen – jetzt startet ein Pilotprojekt.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) startet mit einem Pilotprojekt in der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte). Rund 4000 Mitarbeiter der BA werden in dieser ersten Phase mit dem neuen System arbeiten. In Halle ging das Projekt an den Start. Lesen Sie mehr zum Thema Enterprise Content Management unter www.enterprisecioforum.de.

Nach einer sechsmonatigen Testphase wollen der Verwaltungsrat und der Vorstand der Bundesagentur über den bundesweiten Einsatz in allen zehn Regionaldirektionen entscheiden. IBM liefert neben der Projektberatung für das Pilotprojekt eine Dokumenten-Management-Systemlösung auf Basis ihrer Enterprise Content Management Plattform Filenet P8. Ein zweiter externer Dienstleister ist für das Einscannen der Anträge und Dokumente zuständig.

“Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand etwa für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen – immerhin haben wir dort etwa 22,2 Millionen Kundenakten”, sagte BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. “Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen. Das bedeutet einen besseren Service für unsere Kunden.”

Ermöglicht werden wird diese Verbesserung mit einer einheitlichen Dokumenten-Management-Lösung von IBM. Damit soll die notwendige Voraussetzung dafür geschaffen werden, dass die Papierberge in den Arbeitsagenturen auf ein Minimum reduziert werden und die Anträge schneller bearbeitet werden können. mehr

Die Gleichstellung der digitalen Rechnung mit der Papierrechnung ist auf unbestimmte Zeit verschoben. Über die Folgen spricht Martin Bartonitz von Saperion im CIO.de-Interview.

Martin Bartonitz, Produktmanager beim ECM-Anbieter Saperion, hat eine klare Meinung zu dem Hin und Her um das Gesetz: “Leider ist wieder einmal eine sinnvolle, weil kostensparende Gesetzesänderung im Parteiengezerre verzögert worden. Am ärgerlichsten stellt sich die Situation für Unternehmen dar, die im Vertrauen auf die Annahme durch den Bundestag bereits Rechnungen ohne qualifizierte digitale Signatur angenommen haben. Sie müssen jetzt darauf vertrauen, dass das Gesetz noch rückwirkend in Kraft tritt. Für sie wäre es ein Desaster, wenn sich die Steuerprüfung für diese Rechnungen die Vorsteuer zurückholt. Im Sinne unserer Volkswirtschaft bleibt zu hoffen, dass bald eine Lösung gefunden wird.” Lesen Sie mehr zum Thema elektronische Signaturen unter www.enterprisecioforum.de.

CIO.de: Warum gab es denn bislang den Zwang zur qualifizierten Signatur beim Versand von elektronischen Rechnungen?

Martin Bartonitz: Wenn ich mir den Verlauf über die vergangenen acht Jahr anschaue, dann waren es besonders die Technologielieferanten, die davon profitierten. Vor allem die Smartcard-Anbieter und die sieben großen Anbieter, die die Public-Key-Infrastruktur dahinter aufgebaut haben. Sie sind auch heute noch in der TeleTrusT organisiert. Ich habe bisher niemanden gefunden, der mir für den elektronischen Rechnungsaustausch den Mehrwert der qualifizierten Signatur gegenüber der Papierrechnung erklären konnte.

Zum einen soll ja die Nachweisbarkeit der Integrität seit dem Zeitpunkt des Signierens sichergestellt werden. Das heißt, das Dokument, das ich hier habe, ist genau das, was zum Zeitpunkt des Signierens vorlag. Nur was nützt mir das, wenn jemand diese Rechnung selbst fingieren wollte? mehr

Mehr Transparenz und Bürgerbeteiligung in der Verwaltung fordert im Interview Alexander Schmid von Bearingpoint vor dem Ministerialkongress des Beratungshauses. mehr

Optimierte Prozesse und reduzierte Kosten verspricht die Deutsche Post durch den E-Postbrief in eine SAP-Lösung. Edeka setzt dabei die Lösung von Crossgate ein. Lesen Sie mehr zum Thema ERP und SAP unter www.enterprisecioforum.de.

SAP integriert den E-Postbrief mit der Lösung SAP Information Interchange by Crossgate in ihre Geschäftsprozessplattform. Das teilten die Deutsche Post und das Münchener Unternehmen Crossgate mit. So könne Crossgate nach eigenen Angaben weltweit mehr als 40.000 Firmen vernetzen; darunter Audi, BMW, BASF oder Continental. Die Lösung ermögliche die Integration von Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten, die Prozessinformationen über Mediengrenzen hinweg in industriegängigen Formaten elektronisch austauschen wollen.

Die Deutsche Post will durch die Integration des E-Postbriefs in die SAP-Technologie eine stärkere Durchdringung der B2B-Welt erreichen. “Durch diese strategische Partnerschaft haben wir uns eine Infrastruktur für weitere innovative und nutzenbringende Geschäftsmodelle für unseren E-Postbrief gesichert”, sagte Ralph Wiegand, Mitglied des Bereichsvorstands Brief Deutsche Post.

“Der E-Postbrief lässt sich nahtlos in unser erprobtes und erfolgreiches Lösungsportfolio integrieren”, erklärte Michael Kleinemeier von SAP Deutschland. Das bedeute: Kein Scannen und Abtippen von Briefen und Faxen mehr, direkte Anbindung an das Warenwirtschaftssystem und immer aktuelle Vorrats- und Bestellmengen. Kleinemeier: “Das Resultat sind optimierte “End-to-end”-Prozesse.”

Der Edeka Verbund setzt den E-Postbrief der Deutschen Post nach deren Angaben bereits für die elektronische Kommunikation mit ihren Lieferanten ein. Das Unternehmen erhoffe sich davon effizientere Bestell- und Rechnungsabläufe sowie Kosteneinsparungen. “Mit Hilfe des E-Postbriefs können wir jetzt hundert Prozent unserer Lieferanten elektronisch erreichen – das ist für alle Seiten ein enormer Vorteil”, sagte Reinhard Schütte, Vorstandsmitglied bei Edeka. mehr

Wissenschaftler der TU Darmstadt am Center for Advanced Security Research Darmstadt (CASED) haben mit “MONA” eine eID-App für den neuen Personalausweis entwickelt. mehr

NRW stellt das Rechnungswesen um. Die IT betreibt jetzt in Phase II ein Multiprojektmanagement. Die Aufgaben von T-Systems hat sie selbst übernommen. mehr

Es verzögert sich noch, bis die De-Mail von der Telekom startet. Die Zertifizierung dauert länger als gedacht, sagt der Projektleiter. Zum Stand der Dinge. mehr

Trotzdem es bisher kaum Einsatzmöglichkeiten für den neuen Personalausweis gibt, ruhen große Hoffnungen auf ihm. Zumindest die Verantwortlichen der öffentlichen Verwaltungen wollen ihn nutzen. Das hat Steria Mummert herausgefunden.

Der neue elektronische Personalausweis im Scheckkartenformat soll Kosten reduzieren und zusätzlich die Probleme des demographischen Wandels lösen helfen. Über 60 Prozent der Kommunal- und Landesverwaltungen planen, bis zum Jahr 2013 in neue Angebote zur Nutzung des neuen Personalausweises zu investieren. Viele Maßnahmen sind sogar noch für dieses Jahr vorgesehen. Das sind die Ergebnisse der Studie “Branchenkompass 2011 Public Services” von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut.

CIO.de berichtete zuletzt in dem Artikel Zur Kritik am neuen Personalausweis: Hört auf zu mäkeln. Zu den wichtigsten Treibern von E-Government zählen der neue Personalausweis mit der Online-Ausweisfunktion zur Feststellung der Identität und die qualifizierte elektronische Signatur. Amtliche Schriftstücke oder Anträge sollen zukünftig auch online mit dem neuen Personalausweis unterzeichnet werden. Lesen Sie mehr zum Thema Authentifizierung und Identifizierung unter www.enterprisecioforum.de.

Beide Anwendungen ermöglichen damit die medienbruchfreie Durchführung von Antragsverfahren per Internet. Kommunen, die unter hohem Kostendruck stehen, könnten so Ausgaben für Personal und Standorte reduzieren. Gleichzeitig bliebe das bisherige Dienstleistungsangebot für die Bürger bestehen und würde sich darüber hinaus sogar verbessern, wenn zusätzliche mobile Lösungen und Angebote in Form Bürgerterminals angeboten würden.

Vor allem Behörden in ostdeutschen Ländern erkennen die Chancen: 83 Prozent der Kommunen zwischen Rügen und Erzgebirge planen, die Signaturfunktion in den Verwaltungsverfahren anzuwenden.
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Cloud Computing für die öffentliche Hand unterscheidet sich wegen gesetzlicher Rahmenbedingungen und struktureller Unterschiede von denen der Privatwirtschaft.

Es gibt einen Hype rund um das Thema Cloud, der oftmals vernebelt, was Cloud Computing tatsächlich ist: die Kombination aus leistungsstarker Technologie und einem konzeptionellen Rahmen, in dem diese Technologie angewendet wird. Der konzeptionelle Rahmen aber ist für jedes Unternehmen und jede Institution ein anderer. Die Öffentliche Hand ist gegenüber privatwirtschaftlichen Unternehmungen besonders gefordert, bedürfnisspezifische Modelle zu entwickeln. Warum?

Zum einen gibt es hier relativ komplexe Rechtsfragen, die eine spezielle Form von Cloud Computing verlangen. Dürfen Behörden die Daten der Bürger auf eventuell sogar weltweit verteilten Servern durch Dritte verwalten lassen? Geben Sie damit nicht ihre gesetzlich vorgeschriebene Datenherrschaft auf? Wegen der Vertraulichkeit personenbezogener Daten muss die IT der Verwaltungen besondere Anforderungen hinsichtlich des informationellen Selbstbestimmungsrechts, des Datenschutzes und der Datensicherheit erfüllen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für den Umgang mit Daten sind sehr umfassend. Lesen Sie mehr zum Thema Cloud Computing unter www.enterprisecioforum.de.

Auch europäische Standards sind zu berücksichtigen, wie etwa das European Interoperability Framework. Ich sehe schon auf Basis dieser singulären Betrachtung den Ansatz einer externen Cloud, also der Verschiebung von IT-Leistungen zu einem externen Service Provider, auch langfristig als Variante mit äußerst eingeschränktem Potenzial für die Öffentliche Verwaltung. Vielmehr konzentriert sich schon jetzt der Public Sektor darauf, die Vorteile des Cloud Computing (beziehungsweise ITaaS, IT-Fabrik) in kontrollierbaren (politischen und institutionellen) Grenzen zu halten. mehr

Die elektronische Übermittlung von Rechnungen ist jetzt auch ohne elektronische Signatur möglich. Raimund Schlotmann von Itella antwortet im CIO.de-Interview. mehr