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Die Berliner Wasserbetriebe haben ihr Papierarchiv digitalisiert. Der Zugriff erfolgt über das SAP-System, Hierarchie-Bäume oder die Volltextsuche.

320.000 Dokumente, Zugriff für 3.500 Mitarbeiter und Dokumente von der Rechnung für Schrauben bis zum A0-Plan: Die Berliner Wasserbetriebe (BWB) haben ihr Papierarchiv auf ein digitales Archiv- und Auskunftssystem umgestellt. Kern der Lösung ist der IBM Content Manager. Über das System können die Mitarbeiter der BWB auf alle Unterlagen zugreifen, die sie für Bauplanung und -durchführung, den laufenden Betrieb und die Instandhaltung von Klär-, Wasser- und Pumpwerken benötigen, teilte IBM mit.

Weniger Papier gibt es jetzt bei den Berliner Wasserbetrieben.

Die BWB, Anstalt öffentlichen Rechts, sind das größte Unternehmen der Berlinwasser Gruppe. Das Unternehmen kümmert sich um die Wasserversorgung Berlins und gehört zur Berlinwasser Holding AG, deren Gesellschafter sind das Land Berlin mit einer Mehrheitsbeteiligung von 50,1 Prozent und die Unternehmen RWE und Veolia Environnement mit jeweils 24,95 Prozent.

Bei den Berliner Wasserbetrieben5 betreiben rund 4.500 Mitarbeiter neun Wasser-, sechs Klär- und 148 Pumpwerke. Um die Anlagen zu warten, instand zu halten und eventuelle Störungen rasch zu beseitigen, benötigen die Angestellten der Wasserbetriebe eine umfangreiche Dokumentation. Diese Bauakten, Zeichnungen, Genehmigungen, Betriebsanleitungen lagen bis vor kurzem in einem riesigen Papierarchiv vor, häufig in mehreren Ausfertigungen.

Um die Arbeit mit den Akten und Dokumentationen zu vereinfachen, wollten die Berliner Wasserbetriebe das Archiv künftig unternehmensweit elektronisch vorhalten. Nach einer europaweiten Ausschreibung entschied sich das Unternehmen für das Content Management System (CMS) von IBM, realisiert durch den Business Partner Startext.

Das CMS für rund 320.000 Dokumente basiert auf IBM Content Manager als zentraler Komponente, dem Datenbanksystem IBM DB2, IBM Websphere Application Server als Laufzeitumgebung sowie IBM DB2 Net Search Extender für die Web-Applikation des CMS. Das Speichermanagement für die rechtssichere Aufbewahrung erfolgt mit IBM Tivoli Storage Manager.

Mit IBM DB2 und Tivoli Storage Manager

Das CMS für rund 320.000 Dokumente basiert auf IBM Content Manager als zentraler Komponente, dem Datenbanksystem IBM DB2, IBM Websphere Application Server als Laufzeitumgebung sowie IBM DB2 Net Search Extender für die Web-Applikation des CMS. Das Speichermanagement für die rechtssichere Aufbewahrung erfolgt mit IBM Tivoli Storage Manager

Das neue Dokumentenmanagement wurde in die Systemarchitektur der BWB eingebunden und bietet die Möglichkeit, die Dokumente kontinuierlich zu aktualisieren. Die Anwender können mittels ihrer Clients die Dokumente über eine Volltextsuche, über die Navigation innerhalb von Hierarchiebäumen oder aus dem SAP R/3 EPR-Modul PM heraus wiederfinden und über den Viewer anzeigen lassen.

Die Gliederung erfolgt dabei sowohl nach SAP PM-Terminologie als auch nach den für die Mitarbeiter vertrauten lokalen Ordnerstrukturen. Das Konzept der Lösung ermögliche ebenfalls problemlos Weiterentwicklungen, beispielsweise für die mobile Instandhaltung, so der Hersteller. Mehr zum Thema Dokumentenmanagement finden Sie auch beim Enterprisecioforum.

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Die Bundesagentur für Arbeit gewann einen Benchmark der ITIL-Prozesse Change, Problem und Service Level Management gegen Unternehmen aus der Privatwirtschaft.

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat mithilfe von T-Systems ihre IT-Betriebsprozesse so modernisiert, dass die IT-Prozesse nun kostengünstiger sind als bei vergleichbaren privatwirtschaftlichen Unternehmen. Dies ergab zumindest eine Benchmark-Studie des Beratungshauses Maturity. Die größte Behörde Deutschlands besitzt mit 170.000 vernetzten Arbeitsplätzen und 11.500 Servern, verteilt auf 1.900 Standorte, eine der größten ICT-Landschaften Deutschlands.

Die Studie ermittelte die fachliche und finanzielle Effizienz der neu strukturierten IT-Betriebsprozesse im Change, Problem und Service Level Management. Hierzu stellte Maturity die Prozesskosten bei der BA acht europäischen Unternehmen vornehmlich aus der Versicherungsbranche gegenüber, die über ähnliche Volumina, Qualitätsanforderungen und IT-Komplexität verfügen.

„Die Studie macht anschaulich, dass eine Behörde IT-Betriebsprozesse heute sogar ökonomischer und leistungsfähiger als ein Unternehmen gestalten kann“, sagt Klaus Vitt, CIO der Bundesagentur für Arbeit. „Wesentliche Stellhebel hierbei sind eine umfassende Standardisierung und Automatisierung. Alle IT-Betriebsprozesse werden dadurch transparenter, und die eingesetzten Mittel wie Hard- und Software lassen sich besser zuordnen.“

T-Systems hatte gemeinsam mit der BA über einen Zeitraum von drei Jahren sämtliche IT-Betriebsprozesse auf Basis von ITIL (IT Infrastructure Library) neu strukturiert und die historisch gewachsene IT-Landschaft darauf ausgerichtet. ITIL ist das international anerkannte Standardwerk für den Betrieb von IT-Infrastrukturen. Mit dem von ITIL beschriebenen Rahmenwerk lassen sich IT-Prozesse technologisch und wirtschaftlich bestmöglich steuern.

Das 2010 abgeschlossene BA-Projekt wurde wegen seines ganzheitlichen Ansatzes vom IT Service Management Forum (itSMF) Deutschland e.V. ausgezeichnet. CIO.de hatte in dem Artikel “Auszeichnung für ITIL-Großprojekt” darüber berichtet.

ITIL-Projekt gewann Preis

Im Service Level Management werden die erforderlichen Eigenschaften eines Services wie Verfügbarkeit oder Performanz vereinbart, überwacht und etabliert. Das Problem Management untersucht und behebt Ursachen für tatsächliche und potenzielle Störungen. Im Change Management werden Änderungsanforderungen an die IT nach definierten Kriterien kontrolliert umgesetzt.

Lesen Sie mehr zu dem Thema Benchmarking unter www.enterprisecioforum.de.

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