Die Berliner Wasserbetriebe haben ihr Papierarchiv digitalisiert. Der Zugriff erfolgt über das SAP-System, Hierarchie-Bäume oder die Volltextsuche.

320.000 Dokumente, Zugriff für 3.500 Mitarbeiter und Dokumente von der Rechnung für Schrauben bis zum A0-Plan: Die Berliner Wasserbetriebe (BWB) haben ihr Papierarchiv auf ein digitales Archiv- und Auskunftssystem umgestellt. Kern der Lösung ist der IBM Content Manager. Über das System können die Mitarbeiter der BWB auf alle Unterlagen zugreifen, die sie für Bauplanung und -durchführung, den laufenden Betrieb und die Instandhaltung von Klär-, Wasser- und Pumpwerken benötigen, teilte IBM mit.

Weniger Papier gibt es jetzt bei den Berliner Wasserbetrieben.

Die BWB, Anstalt öffentlichen Rechts, sind das größte Unternehmen der Berlinwasser Gruppe. Das Unternehmen kümmert sich um die Wasserversorgung Berlins und gehört zur Berlinwasser Holding AG, deren Gesellschafter sind das Land Berlin mit einer Mehrheitsbeteiligung von 50,1 Prozent und die Unternehmen RWE und Veolia Environnement mit jeweils 24,95 Prozent.

Bei den Berliner Wasserbetrieben5 betreiben rund 4.500 Mitarbeiter neun Wasser-, sechs Klär- und 148 Pumpwerke. Um die Anlagen zu warten, instand zu halten und eventuelle Störungen rasch zu beseitigen, benötigen die Angestellten der Wasserbetriebe eine umfangreiche Dokumentation. Diese Bauakten, Zeichnungen, Genehmigungen, Betriebsanleitungen lagen bis vor kurzem in einem riesigen Papierarchiv vor, häufig in mehreren Ausfertigungen.

Um die Arbeit mit den Akten und Dokumentationen zu vereinfachen, wollten die Berliner Wasserbetriebe das Archiv künftig unternehmensweit elektronisch vorhalten. Nach einer europaweiten Ausschreibung entschied sich das Unternehmen für das Content Management System (CMS) von IBM, realisiert durch den Business Partner Startext.

Das CMS für rund 320.000 Dokumente basiert auf IBM Content Manager als zentraler Komponente, dem Datenbanksystem IBM DB2, IBM Websphere Application Server als Laufzeitumgebung sowie IBM DB2 Net Search Extender für die Web-Applikation des CMS. Das Speichermanagement für die rechtssichere Aufbewahrung erfolgt mit IBM Tivoli Storage Manager.

Mit IBM DB2 und Tivoli Storage Manager

Das CMS für rund 320.000 Dokumente basiert auf IBM Content Manager als zentraler Komponente, dem Datenbanksystem IBM DB2, IBM Websphere Application Server als Laufzeitumgebung sowie IBM DB2 Net Search Extender für die Web-Applikation des CMS. Das Speichermanagement für die rechtssichere Aufbewahrung erfolgt mit IBM Tivoli Storage Manager

Das neue Dokumentenmanagement wurde in die Systemarchitektur der BWB eingebunden und bietet die Möglichkeit, die Dokumente kontinuierlich zu aktualisieren. Die Anwender können mittels ihrer Clients die Dokumente über eine Volltextsuche, über die Navigation innerhalb von Hierarchiebäumen oder aus dem SAP R/3 EPR-Modul PM heraus wiederfinden und über den Viewer anzeigen lassen.

Die Gliederung erfolgt dabei sowohl nach SAP PM-Terminologie als auch nach den für die Mitarbeiter vertrauten lokalen Ordnerstrukturen. Das Konzept der Lösung ermögliche ebenfalls problemlos Weiterentwicklungen, beispielsweise für die mobile Instandhaltung, so der Hersteller. Mehr zum Thema Dokumentenmanagement finden Sie auch beim Enterprisecioforum.